Vous êtes un prestataire contractant avec la communauté urbaine du Grand Reims ? Vous devez ou souhaitez passer par internet pour envoyer vos factures ? Vous trouverez ci-dessous la Foire Aux Questions qui vous est dédiée.

Le site d'information de Chorus Pro

Communauté Chorus

Les modes de transmission possible des factures

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Je dois adresser une facture à la collectivité. Comment dois-je m’y prendre ?

A compter du 01/01/2020, tous les fournisseurs sont concernés par l’obligation de transmission électronique de leurs factures. Je dois donc déposer toutes mes factures sur le portail de l’État dénommé Chorus Pro. 


Accéder au portail Chorus Pro

Quels sont les avantages de la dépose d’une facture sur Chorus Pro ?

Rapidité, traçabilité, suivi en temps réel, disponible 7j/7 et 24h/24, le site Chorus Pro présente de nombreux avantages pour le fournisseur et pour la collectivité.

Au moment de son enregistrement dans Chorus Pro, la facture est qualifiée grâce à l’identifiant du fournisseur et au numéro de facture.

Grâce à ces informations, il est possible à tout moment de consulter l’état de traitement de la facture :

  • Facture mise à disposition de la collectivité
  • Facture suspendue ou rejetée par la collectivité, avec les motifs associés
  • Facture payée par le comptable

Le fournisseur a la possibilité de recevoir des courriels l’informant de l’état d’avancement de son paiement. Il doit pour cela avoir paramétré son compte sur Chorus Pro. 

J’avais l’habitude d’envoyer ma facture par courriel, est ce que ce sera toujours possible ?

Non, la facture reçue par courriel ne présente pas les caractéristiques d’une facture originale, en l’absence de signature électronique. Le traitement dématérialisé des factures sera possible via le portail Chorus Pro, où une dépose pdf est possible dans des conditions de sécurité et d’authenticité garanties. À défaut, le fournisseur non concerné par l’obligation de transmission, transmettra par la voie postale.

J’avais l’habitude d’envoyer ma facture directement dans la direction concernée ou de la remettre de la main à la main. Est-ce que ce sera toujours possible ?

Non, il faudra l’envoyer à l’adresse unique de facturation de la collectivité. Ce type de transmission rallongerait les délais de traitement des factures. 

La démarche sur Chorus Pro

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Comment faire pour déposer une facture sur Chorus Pro?

 Il faut contacter le support Chorus : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

Différents documents émanant de Chorus sont disponibles au téléchargement en haut de page.

Quelles seront les nouvelles mentions à faire figurer sur ma facture ?

Chaque facture devra être déposée en référençant :

  • Le siret de la collectivité dans la zone Destinataire
  • Le code service (direction de la collectivité) dans la zone Service
  • Le numéro d’engagement est recommandé. Sa mention facilitera les traitements de la facture.

L’ensemble de ces mentions figure sur le bon de commande et les ordres de service transmis par la collectivité. Si votre interlocuteur ne vous l’a pas transmis n’hésitez pas à le lui demander.

Que se passera-t-il pour les factures ne respectant pas les mentions obligatoires ?

Leur absence sera bloquante, pour celles contrôlées par Chorus Pro, et les factures ne pourront pas être déposées.

Les mentions obligatoires prévues par le code du commerce et le code général des impôts sont notamment :

  • Nom et adresse des parties
  • Date de la vente ou de la prestation de services
  • Quantité et dénomination précise des produits et services
  • Prix unitaire hors taxes et réductions éventuellement consenties
  • Numéro d’immatriculation de l’entreprise
  • Date de délivrance de la facture
  • Numéro unique et séquentiel
  • Base d’imposition pour chaque taux  de TVA et TVA correspondante
  • Montant total à payer 

Le décret d’application de Chorus Pro prévoit également que soient renseignés :

  • En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’entité publique
  • Le code d’identification du service en charge du paiement

Selon les critères de dépose sur Chorus Pro définis par la collectivité 

Certaines de ces mentions sont contrôlées par Chorus Pro comme par exemple (liste non exhaustive) :

  • Existence du siret pour le fournisseur et le destinataire de la facture
  • Contrôle d’unicité du numéro de la facture pour le fournisseur
  • Code service (code direction de la collectivité référencé par la collectivité) 

D’autres données sont contrôlées par les outils de gestion dématérialisés de la collectivité :

  • Dépose de facture effectuée par une entreprise ayant un siret actif. Les factures déposées sur des sirets inactifs sont systématiquement rejetées.
  • Dépose en doublon d’un envoi papier. Ces doublons sont systématiquement rejetés.
Qui contacter si je n’arrive pas à déposer ma facture sur Chorus Pro ?

La collectivité n’intervient pas dans cette assistance.

2 possibilités existent pour contacter le support Chorus Pro :

  • L'avatar « Claude » accessible sur le portail Chorus Pro
  • L'émission d’une sollicitation :
    • Dans l’espace « Sollicitations émises » si vous êtes déjà authentifié sur le portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
    • En cliquant sur « Nous contacter » en bas de la page d’accueil du portail Chorus Pro si vous êtes en mode non connecté

Transmission des factures de travaux

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Quels sont les paramétrages actuels de la collectivité en termes de travaux ?

La collectivité n’a pas ouvert en interne l’accès à l’espace travaux et est paramétrée pour accepter les factures sans intervention de la Maitrise d’ouvrage dans Chorus.
Peuvent donc être déposées sur l’espace travaux uniquement les factures ne nécessitant pas d’intervention de la collectivité :

  • Factures de sous-traitance
  • Factures en maitrise d’œuvre externe
  • Factures de co-traitance en MOE externe

Toutes les factures nécessitant une intervention de la collectivité - avant la phase maitrise d’ouvrage - sont donc refusées à la dépose par Chorus avec  le message suivant « La structure renseignée n’a aucun service ayant accès à l’espace « Factures de travaux ». Merci de vous rapprocher du gestionnaire de la structure. » 
Merci de vous référer aux modes de fonctionnement décrits ci-dessous si vous êtes dans ce cas.

Enfin, il est essentiel que chaque demande de paiement fasse l’objet d’une dépose dissociée :

  • Une dépose pour le sous-traitant
  • Une dépose pour la part titulaire
  • Une dépose par membre du groupement d’entreprise en cas de marché autorisant le paiement sur des comptes distincts
Je suis sous-traitant, comment dois-je transmettre ma demande de paiement ?

La collectivité n’intervient pas dans ce processus, en dehors du cas de validation tacite.

La dépose de la demande de paiement est donc à effectuer sur Chorus travaux de la manière suivante :

  • Dépose de la demande de paiement libellée à l’ordre du titulaire du marché, dans le cadre A10
  • Dans le délai de 15 jours (calendaires) prévu au CCAG travaux ; le titulaire du marché procède à la validation ou au refus de la facture et ajoute l’attestation de paiement direct dans le dossier de facturation.
  • Passé ce délai, en l’absence de refus du titulaire,  la validation de la facture est tacite et elle est acheminée vers la collectivité qui procèdera à la réalisation de l’attestation permettant le paiement direct.

Cette demande de paiement doit être dissociée de celle effectuée par le titulaire pour son propre paiement.

Je suis titulaire, comment dois-je transmettre ma situation mensuelle ?

Dans le cadre d’un marché avec maitrise d’œuvre interne, votre demande de paiement doit être déposée, avec l’ensemble des pièces complémentaires habituelles,  soit sur l’espace facture soit  sur l’espace travaux dans le cadre A6 (pièce de facturation de travaux transmise au service financier). Elle suivra un circuit de visa dans les outils dédiés de la collectivité. Les échanges éventuels sur cette demande se font en dehors de Chorus, après réception de la demande de paiement.

Dans le cadre d’un marché de maîtrise d’œuvre externe, votre demande de paiement doit être déposée sur l’espace travaux de Chorus (cadre A4) en référençant le maître d’œuvre, s’il est identifié sur Chorus.  Si votre maître d’œuvre ne s’est pas encore identifié sur Chorus, vous devez échanger avec lui hors Chorus et déposer votre demande de travaux accompagnée de son état d’acompte mensuel sur le cadre dédié de Chorus (cadre A5) en référençant uniquement la collectivité comme maitre d’ouvrage.

A  noter, la dépose de la demande de paiement pour le titulaire peut être effectuée soit par le titulaire soit par le maître d’œuvre externe pour le compte du titulaire.  Il est conseillé que cette répartition des rôles entre titulaire et maître d’œuvre soit définie marché par marché, pour éviter les doubles déposes venant perturber les circuits et délais de traitement.

Je suis membre d’un groupement d’entreprise, comment dois-je transmettre ma situation mensuelle ?

Vous devez respecter à la fois les principes applicables au traitement des acomptes mensuels et les règles particulières de la co-traitance.

La demande de paiement est déposée de façon différente selon la forme du groupement :

  • elle est réalisée et déposée par le mandataire :
    .  En cas de groupement solidaire sans répartition ou de groupement solidaire avec répartition et paiement sur un compte unique
  • elle peut être réalisée soit par le mandataire soit par le co-traitant :
    .  En cas de groupement solidaire avec répartition et paiement individualisé par membre du groupement ou en cas de groupement conjoint
    . En cas de groupement solidaire avec répartition,  le décompte est décomposé en autant de parties que de membre à payer séparément.
    . Dans les cas de dépose par le co-traitant, elle doit être validée par le mandataire.
    . Quel que soit le déposant, il doit y avoir autant de déposes Chorus que de paiement individualisé attendu.
Dans le cas de factures de travaux, quelles sont les pièces nécessaires au paiement des factures à transmettre via Chorus ?

Pour un sous-traitant :

  • Demande de paiement adressée au titulaireAttestation de paiement direct du titulaire ;
  • à défaut, la collectivité mettra en œuvre la procédure d’attestation tacite

Pour un acompte mensuel : 

  • Projet de décompte (= Demande de paiement), respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux
  • Copie des demandes de  paiement direct de l’ensemble des sous-traitants  acceptés par le titulaire
  • Etat d’acompte mensuel  du MOE, en cas de MOE externe, respectant les prescriptions de forme et de contenu  du CCAG travaux

Pour un décompte général définitif :

  • Projet de décompte final établi par le titulaire, respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux, et accepté par le maître d’oeuvre
  • DGD : Projet de décompte général établi par le maitre d’œuvre, respectant les prescriptions de forme et de contenu du CCAG travaux, et signé par le maître d’ouvrage et le titulaire

Les pièces générales de marché n’ont pas à être produites à l’appui des factures, de  même que les OS (ou EXE) ou les PV de réception, puisqu’elles sont déjà présentes dans la collectivité. 
La mise en œuvre d’une caution bancaire ne peut s’effectuer qu’après transmission de l’original papier à la collectivité.

Dernière mise à jour : 06 avril 2022

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